Hvordan bruker vi dine persondata.

Har du mottatt en faktura med betalingsdetaljer til Alektum Group?

Alektum Group bistår andre selskaper med å administrere fakturaer, betalingsprosess og utsendelse av påminnelser som en del av kundeservicen.  Ved gjennomføringen av denne tjenesten behandler vi dine persondata på vegne av vår oppdragsgiver.  For mer detaljert informasjon om hvordan persondataene behandles, for formålet med behandlingen og hvilke rettigheter du har vennligst kontakt leverandør som er avtalepart.  Selgers kontaktdata fremgår alltid av fakturaen du har mottatt.

Har du mottatt kravbrev eller betalingsoppfordring fra oss?

Gjennom vårt innfordringsarbeid behandler Alektum Group persondata for følgende kategorier:

  • De som har en krav som skal betales (skyldner) – eller dennes representant
  • De som skal oppfylle en avtale/ forpliktelse
  • De som har stilt sikkerhet eller er medskyldner

Vi behandler persondata om deg fordi et eller flere krav mot deg som har forfalt til betaling til en eller flere av våre oppdragsgivere.  Vi gjennomfører såkalt inndriving av pengekrav for å sikre betaling eller annen løsning på en effektiv måte innenfor rammen av gjeldende lovgivning.  Behandlingen utføres i medhold av artikkel 6 b,c,e og f i GDPR og legger vekt på dialog og frivilling betaling.

Innfordring er et felles begrep for alle ulike saksbehandlingstiltak som iverksettes – dette kan bestå i utsendelse av påminnelser, betalingsoppfordring, kravbrev og varsler.  Eller det kan bestå av håndtering av betalinger, kontakt med skyldners representanter, kontakt med myndigheter, tiltak for rettslig pågang og sikring av kravet.

For å gjøre det mulig for oss å gjennomføre ovennevnte tiltak har vi behov for kontakt- og adressedetaljer inkludert ditt personnummer.  Det er viktig for Alektum Group at informasjonen vi benytter er korrekt og oppdatert.  Derfor vil vi sørge for at adressedetaljer oppdateres jevnlig mot folkeregistret.  Til dette benytter vi ekstern leverandør – Evry - som i den sammenheng behandler dine persondata. 

Dersom du bor eller har flyttet til et annet land, kan Alektum Group benytte egne kontorer eller annen partner som opererer i det aktuelle landet.  Personlige data om deg og kravet vil da bli delt med den aktuelle part.

Videre må vi behandle data om kravet som er ubetalt, evt avtale, faktura og andre fakta rundt leveransen som kravet representerer, herunder også evt. nedbetalinger.

For å kunne vurdere hvilke tiltak som skal iverksettes, må vi også vite noe om din økonomiske situasjon og kredittopplysningsstatus.  Ligningsdata leveres av Experian.

Som følge av dette behandler Experian persondata om deg.

Kredittopplysninger og ligningsdata benyttes av våre saksbehandlere som beslutningsgrunnlag for aktuelle tiltak. I noen tilfeller setter vi opp automatiserte prosesser som støtte for saksbehandler.  Dette betyr at beslutning om hvilke tiltak som skal tas, blir gjort automatisk basert på forhåndsbestemte variabler, i stedet for at saksbehandler tar beslutning i hvert enkelt tilfelle.

Det vil også forekomme at vi  må dele persondata eller gjøre de tilgjengelige for at behandlingstiltak kan gjennomføres, så som til vår oppdragsgiver, eksterne leverandører av postdistribusjon og digital distribusjon, IT-support, systemleverandør, juridiske samarbeidspartnere og offentlige myndigheter.

Bortsett fra persondataene nevnt over, kan det forekomme sensitive opplysninger (f. eks. helseopplysninger), men da kun der informasjonen er gitt av den det gjelder eller etter samtykke.  Og kun i de tilfeller der slik informasjon er nødvendig for å gjennomføre rettslige forhandlinger i enkeltsaker.  I disse tilfellene foregår behandlingen i følge Artikkel 9a, 9f og 10 i GDPR, sammen med personvernlovens bestemmelser.

Informasjonen  benyttes også i begrenset grad til forretnings- og metodeutvikling, driftsplanlegging, statistikk, overvåking og risikostyring.  Informasjonen benyttes da til å utvikle og analysere iverksatte tiltak i den hensikt å minimere kredittap. (Artikkel 6f i GDPR)

Bistår du en av våre oppdragsgivere, samarbeidspartnere, eller er du tilknyttet offentlig myndighet?

Alektum Group behandler parsondata  for følgende kategorier:

  • Kontaktperson, medarbeidere eller garantist for vår oppdragsgiver
  • Kontaktperson for potensielle kunder
  • Kontaktperson for offentlige myndigheter, inkludert kontaktperson i bestemte saker
  • Kontaktperson hos leverandører eller andre samarbeidspartnere

Informasjonen benyttes for kontakt for å gjennomføre en leveranse iht. avtale og i forhold til rapportering, fakturering og avregning. (Artikkel 6 b,c og f i GDPR)

Bruk av persondata iht. Artikkel 6f, benyttes i vår interesse for å markedsføre våre tjenester og utvikle vår kundebase.

Personlige opplysninger for kontaktpersoner hos offentlige myndigheter benyttes for å gjennomføre juridiske tiltak, herunder rettslig pågang, tinglysning, opphevelse av tinglysning, sletting av pant og gjeldsordning. (Artikkel 6c, e og f i GDPR).  Behandlingen etter Artikkel 6f, utføres i vår eller i våre klienters interesse for en effektiv innfordring av ubetalte krav.

Personlige opplysninger for kontaktpersoner hos klienter, leverandører eller samarbeidspartnere benyttes også i tilfeller der vi må gjennomføre tilsynsmessige tiltak knyttet til hvitvasking av penger, sikkerhet og for vurdering av økonomisk evne til å oppfylle en økonomisk forpliktelse.

Kun den informasjon som er nødvendig for å oppnå ønsket resultat behandles.

Sensitiv informasjon vil kun bli behandlet dersom det er nødvendig for oss å gjennomføre tilsynsmessige tiltak knyttet til hvitvasking av penger.  (Artikkel 6 b og c i GDPR – Kap. 5 Seksjon 6 I hvitvaskingsdirektivet 2017:630)

Informasjonen benyttes også i begrenset grad til forretnings- og metodeutvikling, driftsplanlegging, statistikk, overvåking og risikostyring.  Informasjonen benyttes da til å utvikle og analysere iverksatte tiltak i den hensikt å minimere kredittap. (Artikkel 6f i GDPR)

Hvor lenge lagres dine personlige data.

Alektum Group er ansvarlig for sletting av personlige data iht. bransjestandard når det ikke lengere er behov for å lagre disse data for å oppnå en løsning.

Lagringstiden vil derfor variere. 

Personlige data er innhentet under innfordringsprosessen og vil være knyttet til en aktiv sak i hele saksløpet.  Den personlige koblingen til en sak anonymiseres senest 3 år etter sakens avslutningsdato.

Personlige data som er innhentet for å følge opp et kundeforhold og ,om nødvendig, innhente kredittopplysning om en kunde, partner eller garantist anonymiseres senest 3 år etter avsluttet kundeforhold og alt mellomværende mellom partene er avklart og oppgjort.

Personlige data som er innhentet for kontroll knyttet til hvitvasking og som er regulert i hvitvaskingsregulativet lagres i inntil 5 år eller i henhold til den til enhver tid lovregulerte lagringsperiode. Tiden løper i fra det tidspunkt en handling eller transaksjon ble gjennomført eller et forretningsmessig forhold ble etablert.

Personlige data som er innhentet for utvikling, analyse eller markedsføring lagres i inntil 3 år etter siste kontakt. Ved avmelding fra nyhetsbrev eller lignende vil dataene bli slettet umiddelbart.

Uavhengig av ovennevnte lagringstider, kan Alektum Group lagre data i lengere perioder med det formål forsvare og sikre juridiske krav.  Personlige data som er nødvendige for fakturering og regnskapsføring, lagres i henhold til regnskapsloven – som i dag betyr 10 år.

Du kan føle deg trygg på oss – vi sikrer alltid dine personlige data

Alektum Group er alltid forpliktet til å beskytte dine personlige data, også når vi engasjerer en ekstern part for å utføre behandlingen.  Vi utgir aldri personopplysninger med mindre det er behov for det i forhold til å løse våre oppdrag eller vi er lovpålagt slik utlevering.  Videre er vi underlagt taushetsplikt i noen av våre tjenester.

Vi er også restriktive med hensyn til å distribuere personopplysninger internt i Alektum konsernet, ved at kun de ansatte som har behov for tilgang har slik tilgang, i den tidsperioden de har et legitimt behov, for å gjennomføre sine arbeidsoppgaver.

Videre sikrer vi at alle våre IT-systemer og lagringsmedier der personlige data lagres er beskyttet mot uautorisert tilgang. (F.eks. brannmurer, virusbeskyttelse, strenge krav til passord, logging i systemene, etc.)

Når det er behov for å overføre personlige data intern eller til en ekstern part utenfor vårt IT-miljø – gjøres dette ved hjelp av sikre overføringsmetoder.

Til slutt, vi sikrer at sikkerhetskopier av våre systemer og filer håndteres forskriftsmessig for å unngå tap av data.

Du har kontroll over dine personlige data. Dette er dine rettigheter

Når Alektum Group behandler dine personlige data, har du flere rettigheter.(se nedenfor)

Du kan benytte dine rettigheter ved å ta kontakt med oss ved å benytte skjemaet under kontakt oss, eller via din innlogging i Plan & Pay.  Du kan også kontakte oss pr. telefon.

  • Du har rett til å få et utdrag av de personopplysninger vi har lagret om deg og hvordan disse behandles.
  • På henvendelse fra deg, eller etter innhentet oppdatering, skal vi rette opp eller fjerne informasjon som er feil eller ikke lengre nødvendig. Alternativt begrenses tilgangen av denne informasjon.
  • Du har rett til å inngi innsigelse om vår bruk av dine personlige data for gjennomføring av saksbehandling
  • Du har rett til å be om at dine personlige data ikke benyttes til direkte markesdsføring
  • Du har rett til innsyn i personopplysningene vi behandler ved gjennomføring av en avtale med deg.
  • Dersom vi benytter personopplysninger om deg basert på samtykke fra deg, har du rett til å trekke samtykket når som helst.

Er du misfornøyd  med vår behandling av dine personlige data.  I såfall har du mulighet til å klage.

Dersom du er misfornøyd med vår behandling av dine personopplysninger, kan du kontakte vårt personvernombud ved å sende brev til Alektum AS – personvernombud, Postboks 2370, 3103 TØNSBERG.

Har du spørsmål til ovenstående kan du kontakte os ved å benytte kontaktskjema eller ringe din saksbehandler – Tlf. 33 74 45 00. Mail kan også benyttes. *)

*) NB! Ved bruk av mail er det viktig å være klar over risiko og sikkerhet ved oversendelse.  En mail må sees på som et postkort som andre kan lese, så derfor bør du ikke sende sensitiv informasjon på denne pr. mail om du ikke vil at uvedkommende skal se innholdet.